====== Gruppenreisen leiten ======

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**Gruppenreisen** sind für organisierte Reisen mit typischerweise 20–50 Personen gedacht: **Klassenfahrten, Vereinsreisen, Firmenreisen, Reisen von Veranstaltern**. Sie ergänzen den normalen Reiseplan um Rollen, einfache Beitrittswege, einen Aushang, Teilnehmerangaben und Werkzeuge für den Ernstfall.

//Du bist Teilnehmer oder Elternteil? Dann lies [[de:gruppenreise_beitreten|Gruppenreise beitreten]].//

===== Wer kann eine Gruppenreise anlegen? =====

Gruppenreisen legen Konten mit der Rolle **Organisator** (z. B. Lehrkraft, Vereinsvorstand) oder **Anbieter** (Reiseveranstalter) an. Die Rolle vergibt das Explority-Team; wende dich dafür über [[https://explority-app.de|explority-app.de]] an uns. Eine Gruppenreise kann außerdem aus einer freigegebenen Buchung eines [[de:angebote|Komplettangebots]] entstehen.

===== Die Rollen in einer Gruppenreise =====

^ Rolle ^ Für ^ Darf ^
| **Anbieter** | Reiseveranstalter, der die Reise verkauft oder begleitet | alles; kann von Organisatoren nicht entfernt werden; gibt keine eigenen Teilnehmerangaben ab |
| **Organisator** | Reiseleitung, z. B. Lehrkraft | alles verwalten: Plan, Kosten, Dokumente, Teilnehmer, Nachrichten |
| **Teilnehmer** | Mitreisende, z. B. Schüler | Plan lesen, eigene private Aktivitäten und Checkliste, eigene Ausgaben, eigene Angaben |
| **Passiv** | Eltern, Angehörige | nur lesen; verknüpft mit einem Kind dessen Angaben pflegen |

Tippe in der Reise auf dein **Rollenabzeichen**, um zu sehen, was deine Rolle darf.

==== Wer darf was? ====

^ Aktion ^ Anbieter / Organisator ^ Teilnehmer ^ Passiv ^
| Reise und gemeinsamen Plan bearbeiten | ✅ | – | – |
| Plan ansehen | ✅ | ✅ | ✅ |
| Private Aktivitäten und private Checkliste | ✅ | ✅ | – |
| Gruppenkosten erfassen / alle Kosten sehen | ✅ | – (nur eigener Anteil) | – |
| Eigene Ausgaben erfassen | ✅ | ✅ | – |
| Dokumente hochladen, Inhalte verbergen | ✅ | – | – |
| Nachrichten senden | ✅ | – | – |
| Nachrichten lesen und bestätigen | ✅ | ✅ | ✅ |
| Teilnehmerangaben aller sehen | ✅ | nur eigene | nur verknüpftes Kind |
| Teilnehmer verwalten, Codes erzeugen | ✅ | – | – |
| Premium-Funktionen in dieser Reise | ✅ | ✅ | – |
| Abschluss-Umfrage | ✅ | ✅ | – |

===== Anlegen =====

  - **„Neue Reise"** wie gewohnt; im letzten Schritt den Schalter **Gruppenreise** einschalten.
  - **„Wer fährt?"** – Klasse, Verein, Firma oder Familie. Das stellt passende Voreinstellungen ein (z. B. Minderjährige).
  - **Datenschutz:** Reisen **Minderjährige** mit? Welche **Datenstufe** (siehe unten) und wie lange sollen Teilnehmerdaten nach der Reise aufbewahrt werden (Standard: 30 Tage)?
  - Als Veranstalter: **„Ich fahre selbst mit"**, falls du die Reise auch persönlich begleitest.

Danach führt dich die Kachel **„Reise einrichten"** Schritt für Schritt: Programm → Einladen → Reisedaten → Kosten → Unterlagen → erste Nachricht.

==== Planen ist kostenlos ====

Gruppenreisen kannst du **kostenlos planen**. Eine **Lizenz** wird erst geprüft, wenn du die Reise für Teilnehmer öffnest (Beitrittscodes erzeugen). Sie kommt je nach Situation von deiner Einrichtung (Jahreslizenz, Gratis-Reise, Kontingent), vom Veranstalter oder aus einem gebuchten Komplettangebot. Fehlt eine Lizenz, stellst du in der App eine **Lizenzanfrage**; das Explority-Team gibt sie frei. Für Schulen ist außerdem ein **Auftragsverarbeitungsvertrag** hinterlegt. Abgerechnet wird außerhalb der App per Rechnung.

Gruppenreisen sind **werbefrei**, zählen **nicht** gegen das Limit kostenloser Reisen und schalten die Premium-Funktionen für Leitung und Teilnehmer frei.

===== Teilnehmer einladen: Beitrittscodes =====

In **Teilen** → **„Beitrittscodes erstellen"** erzeugst du zwei **Beitrittscodes** (8 Zeichen, z. B. ''ABCD-1234''):

^ Code ^ Wer tritt damit bei ^ Rolle ^
| **Für Teilnehmer** | Schüler, Mitreisende | Teilnehmer |
| **Für Eltern** | Eltern, Angehörige (nur Reiseplan) | Passiv |
| **Anbieter-Code** (nur Veranstalter) | Kollegen des Veranstalters | Anbieter |

Jeder Code lässt sich weitergeben als:
  * **QR-Code** (zum Abscannen im Elternabend),
  * **Text** zum Kopieren,
  * **Link** zum Teilen per Messenger oder Mail – öffnet direkt die App bzw. den Beitritt,
  * **Aushang**: ein fertiges Bild zum Ausdrucken oder Versenden.

Mit **„Beitritt schließen"** sperrst du die Codes; **„Neu erzeugen"** macht alte Codes, Links und Aushänge ungültig. Wer schon beigetreten ist, bleibt in der Reise. Wer beitritt, sieht vorher eine **Vorschau** (Reise, Zeitraum, Rolle). Ein Konto ist dafür **nicht nötig**.

==== Kapazität und Warteliste ====

Legst du eine **maximale Teilnehmerzahl** fest, kommen weitere Interessierte auf die **Warteliste** und rücken automatisch nach, wenn jemand die Reise verlässt. **Eltern (Passiv) belegen keinen Platz**, ebenso wenig der Veranstalter.

===== Nachrichten (Aushang) =====

Die **Nachrichten** sind ein schwarzes Brett, kein Chat: Die Leitung schreibt, alle lesen.
  * Zielgruppe: **alle**, **nur Teilnehmer** oder **nur Eltern**.
  * **Anheften** – die Nachricht steht als Banner oben in der Reise.
  * **Lesebestätigung anfordern** – Empfänger bestätigen mit einem Tipp; du siehst, wie viele bestätigt haben.
  * Empfänger bekommen eine Push-Benachrichtigung.

===== Teilnehmerangaben =====

Teilnehmer (bzw. Eltern für ihr Kind) füllen in der Reise ein Formular aus:
  * **Kontakt** und **Notfallkontakt**,
  * **Allergien & Unverträglichkeiten**, **Ernährung** (Ankreuzliste, z. B. vegetarisch, laktosefrei),
  * **Besonderheiten**, **Zimmerwunsch**,
  * **Einverständnisse** (Fotos, Medikamente, Alleingang in Kleingruppen, Schwimmen) – jeweils Ja / Nein / offen.

Mit **„Abfrage anpassen"** blendest du Punkte aus oder nimmst **Zusatzfragen** auf (z. B. Fahrrad fahren, Wassersport, Klettern, abends in Gruppen ausgehen bis … Uhr, ÖPNV allein, Sonnenschutz, Zecken, Erste Hilfe, Foto-Veröffentlichung).

==== Datenstufen ====

^ Stufe ^ Was abgefragt wird ^
| **Alle Angaben** (Standard) | das vollständige Formular |
| **Nur Notfall** | Ernährung/Allergien und Notfallkontakt |
| **Keine** | kein Formular |

==== Datenschutz & Löschung ====

  * Teilnehmerangaben sehen **nur die Person selbst, verknüpfte Eltern und die Reiseleitung**.
  * Jeder kann seine Angaben jederzeit selbst **löschen**.
  * Nach Reiseende werden alle Teilnehmerdaten **automatisch gelöscht** (Standard 30 Tage, einstellbar); die Leitung wird 7 Tage vorher erinnert. Du kannst sie auch früher löschen oder die Datenstufe senken.
  * Im **Browser** werden Teilnehmerangaben aus Sicherheitsgründen nicht geladen.
  * Im Restaurant-Editor sieht die Leitung ab 4 Teilnehmern eine **anonyme Zusammenfassung** („6× vegetarisch") – ohne Namen.

===== Teilnehmerverwaltung =====

Unter **Teilen → Teilnehmer** (nur Leitung):
  * Belegung, Kapazität, Warteliste und der **Stand der Angaben** mit Ampel je Person und **Frist**.
  * **Rolle ändern**, **entfernen** (Veranstalter und Eigentümer sind geschützt), Angaben ansehen, Notiz ergänzen.
  * **Eltern mit Kind verknüpfen** – dann sieht und pflegt das Elternkonto die Angaben seines Kindes.
  * **Erinnern** – eine Nachricht an alle, deren Angaben fehlen (7 Tage vor Abreise zusätzlich automatisch).
  * **Teilnehmerliste als PDF** (ohne Gesundheitsdaten) und **Notfallliste als PDF**.
  * **Offene Einladungen** zurückziehen.

===== Notfallansicht =====

Die **Notfallansicht** ist für unterwegs gemacht und funktioniert **komplett offline**:
  * alle Teilnehmer mit **Notfallkontakt zum Direktanrufen**, Allergien und Hinweisen,
  * **Anwesenheit abhaken** („28 von 30 da") – z. B. vor der Abfahrt oder nach dem Ausflug; der Stand bleibt auf deinem Gerät.

===== Während der Reise =====

  * **Planänderungen** in den nächsten 48 Stunden (neue Zeit, anderer Ort, Absage) werden den Teilnehmern gesammelt per Push gemeldet.
  * Die **Heute-Karte** auf der Startseite zeigt allen das Tagesprogramm.
  * Teilnehmer sehen unter **„Deine Aufgaben"**, was noch zu tun ist (Angaben, Nachrichten bestätigen, offene Zahlungen).

===== Nach der Reise =====

  * Eine **anonyme Abschluss-Umfrage** erscheint bei Leitung und Teilnehmern (bis 60 Tage nach Reiseende). Die Leitung sieht die **Auswertung**: Gesamteindruck, Organisation, Unterkunft, Programm, Preis-Leistung, Bewertungen der Programmpunkte und Kommentare.
  * Die Teilnehmerdaten werden nach Ablauf der Frist gelöscht.

===== Tipps für Lehrkräfte =====

  * Codes am **Elternabend** als QR-Code zeigen oder den **Aushang** ausdrucken.
  * **Frist** für die Angaben setzen und rechtzeitig **erinnern**.
  * Die **Notfallliste** vor Abfahrt einmal laden – die Notfallansicht braucht danach kein Netz.
  * Wichtige Infos (Treffpunkt, Packliste) als **angeheftete Nachricht mit Lesebestätigung** senden.