Gruppenreisen leiten

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Gruppenreisen sind für organisierte Reisen mit typischerweise 20–50 Personen gedacht: Klassenfahrten, Vereinsreisen, Firmenreisen, Reisen von Veranstaltern. Sie ergänzen den normalen Reiseplan um Rollen, einfache Beitrittswege, einen Aushang, Teilnehmerangaben und Werkzeuge für den Ernstfall.

Du bist Teilnehmer oder Elternteil? Dann lies Gruppenreise beitreten.

Gruppenreisen legen Konten mit der Rolle Organisator (z. B. Lehrkraft, Vereinsvorstand) oder Anbieter (Reiseveranstalter) an. Die Rolle vergibt das Explority-Team; wende dich dafür über explority-app.de an uns. Eine Gruppenreise kann außerdem aus einer freigegebenen Buchung eines Komplettangebots entstehen.

Tippe in der Reise auf dein Rollenabzeichen, um zu sehen, was deine Rolle darf.

1. „Neue Reise„ wie gewohnt; im letzten Schritt den Schalter Gruppenreise einschalten.
2. „Wer fährt?“ – Klasse, Verein, Firma oder Familie. Das stellt passende Voreinstellungen ein (z. B. Minderjährige).
3. Datenschutz: Reisen Minderjährige mit? Welche Datenstufe (siehe unten) und wie lange sollen Teilnehmerdaten nach der Reise aufbewahrt werden (Standard: 30 Tage)?
4. Als Veranstalter: „Ich fahre selbst mit„, falls du die Reise auch persönlich begleitest.

Danach führt dich die Kachel „Reise einrichten“ Schritt für Schritt: Programm → Einladen → Reisedaten → Kosten → Unterlagen → erste Nachricht.

Gruppenreisen kannst du kostenlos planen. Eine Lizenz wird erst geprüft, wenn du die Reise für Teilnehmer öffnest (Beitrittscodes erzeugen). Sie kommt je nach Situation von deiner Einrichtung (Jahreslizenz, Gratis-Reise, Kontingent), vom Veranstalter oder aus einem gebuchten Komplettangebot. Fehlt eine Lizenz, stellst du in der App eine Lizenzanfrage; das Explority-Team gibt sie frei. Für Schulen ist außerdem ein Auftragsverarbeitungsvertrag hinterlegt. Abgerechnet wird außerhalb der App per Rechnung.

Gruppenreisen sind werbefrei, zählen nicht gegen das Limit kostenloser Reisen und schalten die Premium-Funktionen für Leitung und Teilnehmer frei.

In Teilen → „Beitrittscodes erstellen„ erzeugst du zwei Beitrittscodes (8 Zeichen, z. B. ABCD-1234):

Jeder Code lässt sich weitergeben als:

• QR-Code (zum Abscannen im Elternabend),
• Text zum Kopieren,
• Link zum Teilen per Messenger oder Mail – öffnet direkt die App bzw. den Beitritt,
• Aushang: ein fertiges Bild zum Ausdrucken oder Versenden.

Mit „Beitritt schließen“ sperrst du die Codes; „Neu erzeugen„ macht alte Codes, Links und Aushänge ungültig. Wer schon beigetreten ist, bleibt in der Reise. Wer beitritt, sieht vorher eine Vorschau (Reise, Zeitraum, Rolle). Ein Konto ist dafür nicht nötig.

Legst du eine maximale Teilnehmerzahl fest, kommen weitere Interessierte auf die Warteliste und rücken automatisch nach, wenn jemand die Reise verlässt. Eltern (Passiv) belegen keinen Platz, ebenso wenig der Veranstalter.

Die Nachrichten sind ein schwarzes Brett, kein Chat: Die Leitung schreibt, alle lesen.

• Zielgruppe: alle, nur Teilnehmer oder nur Eltern.
• Anheften – die Nachricht steht als Banner oben in der Reise.
• Lesebestätigung anfordern – Empfänger bestätigen mit einem Tipp; du siehst, wie viele bestätigt haben.
• Empfänger bekommen eine Push-Benachrichtigung.

Teilnehmer (bzw. Eltern für ihr Kind) füllen in der Reise ein Formular aus:

• Kontakt und Notfallkontakt,
• Allergien & Unverträglichkeiten, Ernährung (Ankreuzliste, z. B. vegetarisch, laktosefrei),
• Besonderheiten, Zimmerwunsch,
• Einverständnisse (Fotos, Medikamente, Alleingang in Kleingruppen, Schwimmen) – jeweils Ja / Nein / offen.

Mit „Abfrage anpassen“ blendest du Punkte aus oder nimmst Zusatzfragen auf (z. B. Fahrrad fahren, Wassersport, Klettern, abends in Gruppen ausgehen bis … Uhr, ÖPNV allein, Sonnenschutz, Zecken, Erste Hilfe, Foto-Veröffentlichung).

• Teilnehmerangaben sehen nur die Person selbst, verknüpfte Eltern und die Reiseleitung.
• Jeder kann seine Angaben jederzeit selbst löschen.
• Nach Reiseende werden alle Teilnehmerdaten automatisch gelöscht (Standard 30 Tage, einstellbar); die Leitung wird 7 Tage vorher erinnert. Du kannst sie auch früher löschen oder die Datenstufe senken.
• Im Browser werden Teilnehmerangaben aus Sicherheitsgründen nicht geladen.
• Im Restaurant-Editor sieht die Leitung ab 4 Teilnehmern eine anonyme Zusammenfassung („6× vegetarisch„) – ohne Namen.

Unter Teilen → Teilnehmer (nur Leitung):

• Belegung, Kapazität, Warteliste und der Stand der Angaben mit Ampel je Person und Frist.
• Rolle ändern, entfernen (Veranstalter und Eigentümer sind geschützt), Angaben ansehen, Notiz ergänzen.
• Eltern mit Kind verknüpfen – dann sieht und pflegt das Elternkonto die Angaben seines Kindes.
• Erinnern – eine Nachricht an alle, deren Angaben fehlen (7 Tage vor Abreise zusätzlich automatisch).
• Teilnehmerliste als PDF (ohne Gesundheitsdaten) und Notfallliste als PDF.
• Offene Einladungen zurückziehen.

Die Notfallansicht ist für unterwegs gemacht und funktioniert komplett offline:

• alle Teilnehmer mit Notfallkontakt zum Direktanrufen, Allergien und Hinweisen,
• Anwesenheit abhaken („28 von 30 da“) – z. B. vor der Abfahrt oder nach dem Ausflug; der Stand bleibt auf deinem Gerät.

• Planänderungen in den nächsten 48 Stunden (neue Zeit, anderer Ort, Absage) werden den Teilnehmern gesammelt per Push gemeldet.
• Die Heute-Karte auf der Startseite zeigt allen das Tagesprogramm.
• Teilnehmer sehen unter „Deine Aufgaben„, was noch zu tun ist (Angaben, Nachrichten bestätigen, offene Zahlungen).

• Eine anonyme Abschluss-Umfrage erscheint bei Leitung und Teilnehmern (bis 60 Tage nach Reiseende). Die Leitung sieht die Auswertung: Gesamteindruck, Organisation, Unterkunft, Programm, Preis-Leistung, Bewertungen der Programmpunkte und Kommentare.
• Die Teilnehmerdaten werden nach Ablauf der Frist gelöscht.

• Codes am Elternabend als QR-Code zeigen oder den Aushang ausdrucken.
• Frist für die Angaben setzen und rechtzeitig erinnern.
• Die Notfallliste vor Abfahrt einmal laden – die Notfallansicht braucht danach kein Netz.
• Wichtige Infos (Treffpunkt, Packliste) als angeheftete Nachricht mit Lesebestätigung senden.